Terug naar overzicht Overheid On-premise telefonie Mobility Change management & user adoption Stad Nieuwpoort kiest voor toekomstgerichte telefonie en langdurig partnership met Hanssens Van aanbesteding naar vertrouwen: een toekomstgerichte telefonieomgeving voor Stad Nieuwpoort Een nieuwe telefonieomgeving kiezen is voor een lokaal bestuur veel meer dan een technische oefening. Het gaat over de bereikbaarheid van burgers, continuïteit van de dienstverlening en een oplossing die jarenlang kan meegroeien. Voor Stad Nieuwpoort was de keuze dan ook geen zoektocht naar de goedkoopste leverancier, maar naar een partner die telefonietechnologie, projectaanpak en dienstverlening overtuigend kon combineren. De bestaande telefonieomgeving had haar beste tijd gehad. De software was verouderd, de gebruikerservaring voldeed niet meer aan de verwachtingen en ook de ondersteuning sloot niet langer aan bij de noden van de organisatie. Stad Nieuwpoort besloot daarom de markt te verkennen en verschillende oplossingen naast elkaar te leggen. Tijdens dat traject werd niet alleen gekeken naar technologie, maar ook naar toekomstgerichtheid, gebruiksvriendelijkheid, beheerbaarheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Dat waren expliciete beoordelingscriteria binnen het aanbestedingstraject. De uitdaging: een verouderde telefonieomgeving die niet langer aansloot bij de praktijk De bestaande telefonieomgeving van Stad Nieuwpoort sloot niet langer voldoende aan bij de dagelijkse werking van het lokaal bestuur. De software was verouderd, de gebruikservaring voldeed niet meer aan de verwachtingen en ook de ondersteuning beantwoordde niet langer aan de noden van de organisatie. Binnen het aanbestedingstraject zocht Stad Nieuwpoort daarom niet alleen naar een nieuwe technische oplossing, maar naar een communicatieplatform dat op langere termijn kon meegroeien. Daarbij speelden verschillende criteria een belangrijke rol: een toekomstgerichte telefonieomgeving een gebruiksvriendelijke oplossing voor medewerkers eenvoudige beheerbaarheid betrouwbare dienstverlening en ondersteuning schaalbaarheid voor toekomstige behoeften flexibiliteit in de keuze van toestellen continuïteit van de telefonische dienstverlening Al snel werd duidelijk dat meerdere leveranciers dezelfde moderne telefonieoplossing voorstelden. Daardoor verschoof de aandacht naar een andere vraag:Wie kan deze oplossing het best implementeren, begeleiden en ondersteunen? Ontdek on-premise telefonie De oplossing: een schaalbaar telefonieplatform met maximale keuzevrijheid Hanssens onderscheidde zich niet alleen door de technische uitwerking, maar ook door de manier waarop het volledige project werd benaderd. De voorgestelde oplossing bood Stad Nieuwpoort een schaalbaar telefonieplatform met vrije keuze tussen vaste toestellen, softphones en mobiele apparaten. Daardoor konden medewerkers werken op de manier die het best bij hun functie paste, terwijl de omgeving tegelijk uitbreidbaar bleef voor toekomstige behoeften. De gekozen architectuur bestond onder andere uit: een on-premises telefonieplatform hergebruik van de bestaande SIP-trunks een future-proof en schaalbare omgeving vrije keuze tussen softphone en vast toestel flexibiliteit in de keuze van telecomoperatoren ondersteuning en begeleiding door Hanssens Transparante communicatie over technische risico’s Een van de opvallendste momenten tijdens het traject was de discussie rond de bestaande virtualisatieomgeving en de gekozen telefoniearchitectuur. Stad Nieuwpoort wenste de telefonieoplossing on-premises te installeren om bestaande SIP-trunks te behouden en maximale vrijheid te bewaren in de keuze van telecomoperatoren. De bestaande virtualisatieomgeving werd echter niet officieel ondersteund door de voorgestelde telefonieconstructeur. Waar andere aanbieders dit nauwelijks benoemden, koos Hanssens ervoor om het risico expliciet op te nemen in de offerte en transparant toe te lichten. Uiteindelijk besliste Stad Nieuwpoort bewust om toch voor deze architectuur te kiezen. Die open communicatie zorgde voor vertrouwen nog vóór het project van start ging. Gestructureerde implementatie met opleiding en begeleiding Voor Stad Nieuwpoort was de implementatie pas geslaagd wanneer medewerkers ook vlot met de nieuwe telefonieomgeving konden werken. Daarom werd het project uitgevoerd volgens een gestructureerde projectmethodologie, aangevuld met een uitgebreid opleidingstraject. Gebruikers kregen meerdere trainingssessies en ook de ICT-dienst werd afzonderlijk opgeleid. Tijdens de omschakeling bleef bovendien een education-specialist van Hanssens ter plaatse aanwezig om medewerkers onmiddellijk te ondersteunen. Die combinatie van opleiding, begeleiding en high care tijdens de go-live zorgde ervoor dat de overgang zonder grote hinder verliep en gebruikers snel vertrouwen kregen in de nieuwe werkwijze. Een partnership dat verder gaat dan de oplevering Ook na de implementatie koos Stad Nieuwpoort bewust voor maximale bedrijfszekerheid. Met een uitgebreid 24/7-servicecontract beschikt de stad over permanente ondersteuning, snelle interventies en volledige dekking van de toestellen. Die keuze ligt volledig in lijn met de behoefte aan continuïteit van de dienstverlening voor burgers en medewerkers. Voor Hanssens bevestigt dit project opnieuw dat succesvolle communicatieprojecten niet uitsluitend draaien om technologie. Transparantie, inhoudelijke expertise, een doordachte projectaanpak en aandacht voor gebruikers maken uiteindelijk het verschil. Ontdek mobility-oplossingen De open communicatie over technische keuzes en mogelijke risico's gaf ons het vertrouwen dat we met de juiste partner aan tafel zaten. Lieven D'hoore Directeur ICT Stad Nieuwpoort Resultaten voor Stad Nieuwpoort Dankzij de nieuwe telefonieomgeving beschikt Stad Nieuwpoort over een toekomstgericht communicatieplatform dat flexibiliteit, bedrijfszekerheid en gebruiksgemak combineert. Toekomstgerichte en schaalbare telefonie De nieuwe omgeving kan meegroeien met toekomstige behoeften van de organisatie zonder dat Stad Nieuwpoort opnieuw een volledig nieuw telefonieplatform moet uitrollen. Vrije keuze van toestel Medewerkers kunnen afhankelijk van hun functie werken met een vast toestel, softphone of mobiel apparaat. Behoud van bestaande SIP-trunks Door te kiezen voor een on-premises architectuur kon Stad Nieuwpoort haar bestaande SIP-trunks behouden. Vrijheid in telecomoperatoren De gekozen architectuur laat de stad toe maximale vrijheid te behouden in de keuze van telecomoperatoren. Vlotte overgang voor medewerkers Meerdere trainingssessies, afzonderlijke opleiding van de ICT-dienst en ondersteuning tijdens de go-live hielpen medewerkers snel vertrouwd te raken met de nieuwe telefonieomgeving. 24/7 ondersteuning Met het uitgebreide servicecontract beschikt Stad Nieuwpoort ook na de oplevering over permanente ondersteuning en snelle interventiemogelijkheden. Een succesvolle migratie draait niet alleen om technologie. Ze vraagt een partner die meedenkt, begeleidt en ook na de oplevering naast je blijft staan. Lieven D'hoore Directeur ICT Stad Nieuwpoort Over Stad Nieuwpoort Stad Nieuwpoort is een dynamische kuststad in West-Vlaanderen met ruim 12.000 inwoners. Dankzij haar historische stadskern, uitgestrekte kustlijn en de grootste plezierhaven van Noord-Europa ontvangt de stad jaarlijks vele bezoekers. Als modern lokaal bestuur zet Stad Nieuwpoort in op toegankelijke dienstverlening en efficiënte interne samenwerking, ondersteund door een toekomstgerichte digitale infrastructuur. Stad Nieuwpoort in cijfers ruim 12.000 inwoners lokaal bestuur in West-Vlaanderen on-premises telefonieplatform hergebruik van bestaande SIP-trunks vrije keuze tussen softphone en vast toestel meerdere opleidingstrajecten voor gebruikers afzonderlijke opleiding voor de ICT-dienst high care tijdens de go-live uitgebreid 24/7-servicecontract Technologie gebruikt in deze case De communicatieomgeving van Stad Nieuwpoort combineert een toekomstgericht telefonieplatform met flexibiliteit voor gebruikers en maximale controle over de eigen infrastructuur. on-premises telefonieplatform SIP-trunks vaste telefoontoestellen softphones mobiele apparaten flexibele telecomoperatoren telefonie-infrastructuur op eigen virtualisatieomgeving Hanssens consultancy en projectbegeleiding gebruikersopleiding ICT-opleiding high care tijdens de go-live 24/7 ondersteuning en service Samen vormen deze technologieën en diensten een schaalbare telefonieoplossing voor lokale besturen, waarbij Stad Nieuwpoort flexibiliteit in toestellen en operatoren combineert met professionele begeleiding en permanente ondersteuning. Deze case toont hoe zakelijke telefonie voor gemeenten en lokale overheden verder gaat dan alleen de keuze van een telefonieplatform. Ook projectbegeleiding, gebruikersadoptie, transparante technische communicatie en ondersteuning na de implementatie bepalen mee het succes van een telefonieproject. Zo beschikt Stad Nieuwpoort over een toekomstgerichte telefonieomgeving die de continuïteit van de dienstverlening ondersteunt en tegelijk ruimte laat om verder mee te groeien met de organisatie. Ontdek communicatieoplossingen voor overheden Wil je weten welke oplossing past bij jouw organisatie? Laat ons je huidige bereikbaarheid, wachttijden en communicatiestromen analyseren en ontvang een concreet optimalisatiescenario. Boek een vrijblijvend gesprek
