Terug naar overzicht Overheid Microsoft Teams telefonie CRM integratie met bedrijfssoftware API integratie Roger365.io: Microsoft Teams telefonie met CRM-integratie en slimme klantcontext Gemeente Wingene verbetert Citizen Experience met Teams telefonie, WhatsApp en TOPdesk Citizen Experience via WhatsApp, chat, Teams telefonie en TOPdesk Een put in de weg melden of een afspraak maken met de gemeente? In Gemeente Wingene kan dat vandaag via 1750, het centrale contactpunt voor alle communicatie met inwoners. Via dit platform kunnen burgers contact opnemen via WhatsApp, telefoon, webchat, e-mail, Facebook of het fysieke onthaal in het gemeentehuis. Samen met Hanssens ontwikkelde Wingene een moderne communicatieomgeving waarbij Microsoft Teams telefonie, ROGER365 en TOPdesk-integraties alle communicatiekanalen samenbrengen in één platform. De uitdaging: bereikbaarheid in een uitgestrekte gemeente Gemeente Wingene is een landelijke gemeente in West-Vlaanderen met ongeveer 15.000 inwoners, verspreid over een groot grondgebied en de deelgemeente Zwevezele. Die geografische spreiding maakt bereikbaarheid een belangrijke uitdaging. Tijdens de coronapandemie werd dat nog duidelijker. Door het verplichte thuiswerk waren er momenten waarop de gemeente onderbemand was om telefonische oproepen te beantwoorden. Daarom besloot Wingene een nieuwe visie op burgercontact te ontwikkelen waarbij toegankelijkheid en efficiëntie centraal staan. Ontdek data-integratie De oplossing: één centraal contactpunt voor alle communicatie De gemeente ontwikkelde het concept 1750, een centraal contactpunt waar alle vragen, meldingen en verzoeken van inwoners samenkomen. Om alle communicatiekanalen overzichtelijk te beheren, maakt Wingene gebruik van ROGER365.io, een applicatie die volledig geïntegreerd is in Microsoft Teams. Hierdoor kunnen medewerkers: • telefonische oproepen beheren• berichten via WhatsApp en social media verwerken• webchat en e-mail opvolgen• meldingen registreren en opvolgen Alle communicatiekanalen komen samen in één centraal communicatieplatform. Integratie met TOPdesk voor opvolging van meldingen Een belangrijke stap in het nieuwe communicatieplatform is de integratie met TOPdesk, het servicemanagementsysteem van de gemeente. Alle meldingen van inwoners worden automatisch geregistreerd in het TOPdesk ticketsysteem. Daardoor kunnen medewerkers: • meldingen correct registreren• opvolging en status van tickets bekijken• inwoners feedback geven over de voortgang Dit voorkomt dat meldingen verloren gaan en zorgt voor transparante opvolging van vragen en problemen. Ontdek Microsoft Teams telefonie Resultaten voor Gemeente Wingene Door alle communicatiekanalen samen te brengen in één platform heeft Wingene zijn burgercommunicatie sterk verbeterd. Eén centraal contactpunt voor burgers Via 1750 kunnen inwoners contact opnemen via telefoon, WhatsApp, chat, mail, social media of fysiek onthaal. Alle communicatiekanalen in één platform ROGER365 en Microsoft Teams centraliseren alle interacties met inwoners. Betere opvolging van meldingen Dankzij TOPdesk-integratie worden alle meldingen correct geregistreerd en opgevolgd. Inzicht via rapportering en data Analyse van communicatievolumes helpt de gemeente haar dienstverlening verder te verbeteren. Als er een Wingenaar belt kunnen we dankzij de integratie tussen ROGER365 en TOPdesk meteen zien welke tickets er nog open staan. Ook kunnen we drukke momenten analyseren en ons daarop organiseren. Diensthoofd IT en GIS Gemeente Wingene Via het contactpunt 1750 kan je als inwoner kiezen hoe je contact opneemt met de gemeente: via WhatsApp, telefoon, chat, mail, Facebook of via het fysieke contactpunt in het gemeentehuis. Projectmanager Organisatieontwikkeling Gemeente Wingene Move to the cloud met Microsoft Teams telefonie Naast het centraliseren van communicatiekanalen koos Wingene ook voor een move to the cloud met Microsoft Teams telefonie. Deze keuze maakt het mogelijk om: • plaats onafhankelijk te werken• medewerkers overal bereikbaar te maken• communicatiekanalen te integreren in één platform Voor een moderne overheid waar medewerkers op verschillende locaties werken, ook thuis, biedt Teams telefonie de flexibiliteit die nodig is. Rapportering en schaalbaarheid voor de toekomst ROGER365 biedt daarnaast uitgebreide rapportage- en analysefuncties. Hierdoor kan de gemeente: • oproepvolumes analyseren• piekmomenten identificeren• de dienstverlening verder optimaliseren Deze schaalbare aanpak is ook belangrijk voor de toekomstige fusie van Wingene en Ruiselede in 2025, waarbij het communicatieplatform eenvoudig kan meegroeien met de organisatie. Technologie gebruikt in deze case De communicatieomgeving van Gemeente Wingene combineert verschillende technologieën voor moderne burgercommunicatie. • Microsoft Teams telefonie• ROGER365 omnichannel contactcenter• TOPdesk servicemanagement integratie• WhatsApp Business en social media integratie• Webchat voor digitale dienstverlening Samen zorgen deze technologieën voor een moderne Citizen Experience voor inwoners. Met Microsoft Teams telefonie met contactcenter kunnen lokale besturen oproepen, WhatsApp, e-mail en andere kanalen centraler opvolgen vanuit één omgeving. Ontdek Teams telefonie Over Gemeente Wingene Gemeente Wingene is een landelijke gemeente in West-Vlaanderen met ongeveer 15.000 inwoners. Naast de hoofdgemeente maakt ook Zwevezele deel uit van Wingene. Vanaf 2025 fuseert Wingene met Ruiselede, waardoor de gemeente verder groeit. Door te investeren in digitale communicatie en omnichannel dienstverlening wil Wingene zijn inwoners sneller, efficiënter en toegankelijker helpen. Wil je weten welke oplossing past bij jouw organisatie? Laat ons je huidige bereikbaarheid, wachttijden en communicatiestromen analyseren en ontvang een concreet optimalisatiescenario. Boek een vrijblijvend gesprek
