Terug naar overzicht Industrie Cloud telefonie Pollet Group bouwt met 3CX-cloudtelefonie aan een schaalbaar communicatieplatform Van technische vervanging naar een strategische communicatiekeuze Pollet Group groeide sinds 1992 uit van één bedrijf tot een internationale groep met ongeveer 50 bedrijven in 17 landen. Die groei zorgde voor steeds meer verschillende vestigingen, communicatieprocessen en lokale telefonieoplossingen. Binnen meerdere entiteiten waren nog verouderde Panasonic-telefooncentrales actief. Sommige locaties werkten met vaste telefoontoestellen, andere gebruikten DECT-oplossingen in magazijnen. Tegelijk liepen er nog verschillende operatorcontracten en wilde de groep steeds nadrukkelijker richting cloud evolueren. Wat aanvankelijk een technische vervanging van oude telefooncentrales leek, werd daarom een bredere strategische oefening. Samen met Hanssens koos Pollet Group voor 3CX-cloudtelefonie: een schaalbaar telefonieplatform waarmee de groep het centrale beheer kan vereenvoudigen, zonder de lokale autonomie van de verschillende bedrijven te verliezen. De uitdaging: een groep die groeide, terwijl de telefonieomgeving achterbleef Pollet Group bestaat uit tientallen bedrijven met elk hun eigen werking, processen en communicatiebehoeften. Daardoor kon de bestaande telefonieomgeving niet zomaar door één uniforme oplossing worden vervangen. Sommige bedrijven hebben een eigen onthaalstructuur. Andere werken met CRM-systemen zoals Salesforce, HubSpot of andere toepassingen. In magazijnomgevingen gelden bovendien andere noden dan in klassieke kantoren. Daarnaast waren er verschillende technische en organisatorische uitdagingen: verouderde Panasonic-telefooncentrales binnen meerdere bedrijven vaste toestellen en verschillende DECT-oplossingen op lokale sites (nood aan mobiel bellen via 3CX-softphones en smartphones) historische operatorcontracten en bestaande Orange-lijnen afhankelijkheid van lokale telefonie-infrastructuur verschillende CRM-systemen en onthaalprocessen uiteenlopende communicatiebehoeften in kantoren en magazijnen bijkomende complexiteit bij het aansluiten van nieuwe bedrijven en sites nood aan meer inzicht in de totale recurrente telefoniekosten Zonder een nieuwe architectuur dreigde elke uitbreiding de telefonieomgeving complexer, duurder en moeilijker beheersbaar te maken. De echte vraag was daarom niet alleen welke telefooncentrale de oude systemen moest vervangen. Pollet Group moest bepalen welk communicatiemodel paste bij een internationale groep die centraal wil beheren en tegelijk voldoende lokale flexibiliteit nodig heeft. Ontdek cloud telefonie De oplossing: 3CX-cloudtelefonie via Hanssens Samen met Pollet Group IT onderzocht Hanssens hoe de telefonieomgeving toekomstgericht kon worden opgebouwd. Daarbij kwam 3CX in de cloud naar voren als de meest logische oplossing. Niet omdat de cloud op zich het einddoel was, maar omdat een cloudmodel beter aansluit bij een internationale groep die voortdurend evolueert. Voor Pollet Group bood deze aanpak verschillende voordelen: minder afhankelijkheid van lokale infrastructuur eenvoudiger centraal beheer van de telefonieomgeving schaalbare aansluiting van nieuwe bedrijven en vestigingen meer flexibiliteit per gebruiker, afdeling of entiteit ondersteuning voor verschillende CRM- en communicatieprocessen een duidelijk groeipad voor gebruikers en functionaliteiten meer voorspelbaarheid van de totale telefoniekosten Ook de bestaande Orange-lijnen werden in deze oefening meegenomen. Technisch was het mogelijk om verder te bouwen op de bestaande situatie, maar strategisch zou dat de afhankelijkheid van historische infrastructuur behouden. Daarom koos Pollet Group ervoor om de telefoonnummers los te trekken van de bestaande situatie en voluit voor een cloudmodel te gaan. Het project draaide dus niet om oude technologie in een moderner jasje. Het ging om een communicatiearchitectuur die de verdere groei van de groep niet afremt. Gefaseerde uitrol naar bedrijven en vestigingen De eerste 3CX-cloudomgeving werd opgezet voor ongeveer 280 gebruikers. Tegelijk werd een groeipad uitgewerkt richting 384 gebruikers, zodra bijkomende entiteiten en vestigingen aansluiten op het centrale telefonieplatform. Die gefaseerde aanpak is belangrijk binnen een holdingstructuur. Wanneer nieuwe bedrijven toetreden, veranderen niet alleen het aantal gebruikers en telefoonkanalen, maar ook de kosten, integraties en lokale communicatiebehoeften. Hanssens werkte daarom een model uit dat rekening houdt met: het aantal gebruikers het benodigde aantal kanalen SIP-trunks servicelevels lokale communicatiebehoeften gefaseerde groei van de groep Hierdoor moest de oplossing niet alleen financieel logisch zijn bij de start, maar ook betaalbaar en beheersbaar blijven tijdens de verdere internationale uitrol. Ontdek 3CX-cloudtelefonie Resultaten voor Pollet Group Dankzij de overstap naar 3CX-cloudtelefonie beschikt Pollet Group over een schaalbaar communicatieplatform dat past bij een internationale, gedecentraliseerde groep. Eén schaalbaar telefonieplatform De oude, lokale telefooncentrales maken gefaseerd plaats voor een centrale 3CX-cloudomgeving waarop bedrijven en vestigingen kunnen aansluiten. Minder afhankelijkheid van verouderde infrastructuur Pollet Group vermindert de afhankelijkheid van lokale centrales, historische operatorlijnen en telefoniehardware die steeds meer onderhoud vraagt. Centraal beheer met lokale flexibiliteit De groep kan telefonie centraler beheren, terwijl bedrijven hun eigen onthaalstructuren, processen en CRM-omgevingen kunnen behouden. Snellere aansluiting van nieuwe bedrijven Nieuwe entiteiten en sites kunnen stapsgewijs worden toegevoegd zonder telkens opnieuw een afzonderlijke telefoniearchitectuur te moeten opbouwen. Meer grip op de totale telefoniekosten Het kostenmodel houdt rekening met gebruikers, kanalen, SIP-trunks, servicelevels en verdere groei, in plaats van alleen met de prijs van afzonderlijke toestellen of licenties. Fundament voor verdere automatisering Het platform kan later worden uitgebreid met bijkomende IVR-flows, contactcenterfunctionaliteiten, CRM-integraties en andere vormen van automatisering. De echte vraag was dus niet: welke telefonieoplossing kiezen we? De echte vraag was: welk communicatiemodel past bij een groep die tegelijk centraal wil beheren én lokale autonomie wil behouden? Pascal Pauwels IT Infrastructure & Security Manager Pollet Group Hanssens hielp ons om verder te kijken dan de vervanging van toestellen en centrales. De oefening werd daardoor veel meer een architectuurkeuze dan een klassieke migratie. Pascal Pauwels IT Infrastructure & Security Manager Pollet Group Over Pollet Group Pollet Group groeide vanuit Waregem uit tot een internationale groep met meer dan 50 bedrijven in 17 landen en ruim 2.800 medewerkers. Al meer dan 30 jaar bouwt de groep expertise op binnen drie sterke pijlers: waterbehandeling via Pollet Water Group zwembadtechnologie via Pollet Pool Group medische oplossingen via Pollet Medical Group De rode draad binnen deze activiteiten is water. Innovatie, ondernemerschap en lokale verankering staan centraal in de werking van de verschillende bedrijven. Pollet Group beschikt over een centrale IT-werking via Pollet Group IT, terwijl de verschillende bedrijven voldoende autonomie behouden om hun eigen processen en lokale noden te ondersteunen. Pollet Group in cijfers ongeveer 50 bedrijven actief in 17 landen meer dan 2.500 werknemers centrale IT-werking via Pollet Group IT 3CX-cloudomgeving voor ongeveer 280 gebruikers groeipad richting 384 gebruikers verdere uitrol naar bijkomende bedrijven en sites Technologie gebruikt in deze case De communicatieomgeving van Pollet Group combineert verschillende technologieën voor schaalbare bedrijfscommunicatie in de cloud. 3CX-cloudtelefonie (3CX als technologiepartner) 3CX-softclient SIP-trunks cloudbeheer van de telefonieomgeving ondersteuning voor vaste toestellen, smartphones en softclients mogelijke integraties met Salesforce, HubSpot en andere CRM-systemen voorbereid platform voor IVR-flows mogelijke uitbreiding met contactcenterfunctionaliteiten verdere automatisering van communicatieprocessen Samen vormen deze technologieën een flexibel telefonieplatform waarop nieuwe gebruikers, bedrijven, sites en functionaliteiten gefaseerd kunnen aansluiten. Deze case toont hoe 3CX-cloudtelefonie voor internationale bedrijven helpt om verouderde telefooncentrales te vervangen, telefoniekosten beter beheersbaar te maken en centraal beheer te combineren met lokale autonomie. Ontdek cloudtelefonie Wil je weten welke oplossing past bij jouw organisatie? Laat ons je huidige bereikbaarheid, wachttijden en communicatiestromen analyseren en ontvang een concreet optimalisatiescenario. Boek een vrijblijvend gesprek
